Phần mềm nội bộ là gì? Hàng hoá, dịch vụ hay gói thầu

Phần mềm nội bộ là phần mềm được thiết kế, xây dựng, phát triển, nâng cấp hoặc mở rộng theo yêu cầu riêng của một tổ chức, khác với phần mềm thương mại bán sẵn trên thị trường. Cách phân loại này quyết định gói thầu được xử lý như hàng hoá, dịch vụ hay gói hỗn hợp.

Tóm tắt nhanh

• Định nghĩa hiện hành nằm tại khoản 11 Điều 3 Nghị định 224/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
• Dấu hiệu phân biệt không phải quy mô hay giá trị, mà là việc phần mềm có được thiết kế theo yêu cầu riêng hay được bán sẵn.
• Trong đấu thầu, phần mềm thương mại được xếp vào nhóm hàng hoá theo khoản 17 Điều 4 Luật Đấu thầu 22/2023/QH15; phần mềm nội bộ hình thành qua hoạt động thiết kế, phát triển nên thường được xử lý bằng gói dịch vụ hoặc gói hỗn hợp.
• Cùng một sản phẩm có thể được phân loại khác nhau ở ba nơi: hồ sơ thầu, sổ kế toán và tờ khai thuế. Ba nơi này phải thống nhất về bản chất giao dịch.

Định nghĩa phần mềm nội bộ theo văn bản hiện hành

Khoản 11 Điều 3 Nghị định 224/2026/NĐ-CP — ban hành ngày 24/6/2026, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế Nghị định 45/2026/NĐ-CP (trước đó thay thế Nghị định 73/2019/NĐ-CP) — định nghĩa phần mềm nội bộ là phần mềm được thiết kế, xây dựng, phát triển, nâng cấp, mở rộng theo yêu cầu riêng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Khoản 12 cùng điều định nghĩa phần mềm thương mại: phần mềm đã được tạo ra và bán sẵn trên thị trường, không qua đặt hàng thiết kế hay phát triển riêng cho một khách hàng cụ thể.

Hai định nghĩa này đặt cạnh nhau cho thấy trục phân loại là nguồn gốc hình thành, không phải chức năng. Một phần mềm kế toán có thể là phần mềm thương mại nếu mua gói có sẵn, hoặc là phần mềm nội bộ nếu được viết riêng để khớp quy trình đặc thù của một tổ chức.

Ba dấu hiệu trong định nghĩa

Thứ nhất, có hoạt động thiết kế hoặc phát triển. Định nghĩa liệt kê bốn động từ: thiết kế, xây dựng, phát triển, và với phần mềm đã có thì là nâng cấp, mở rộng. Nếu không có hoạt động nào trong số này, giao dịch nhiều khả năng là mua sắm phần mềm thương mại hoặc mua dịch vụ triển khai.

Thứ hai, yêu cầu là riêng. "Theo yêu cầu riêng" không có nghĩa là duy nhất trên thị trường. Nó có nghĩa là yêu cầu được đặt ra bởi tổ chức sử dụng và được đáp ứng bằng việc xây dựng, không phải bằng việc chọn từ danh mục sản phẩm có sẵn.

Thứ ba, chủ thể là tổ chức sử dụng. Định nghĩa gắn phần mềm với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đặt hàng. Điều này quan trọng khi xác định ai là bên kiểm soát sản phẩm và ai chịu trách nhiệm về dữ liệu bên trong.

Phần mềm nội bộ và phần mềm thương mại: bảng đối chiếu

Một trường hợp hay gây nhầm lẫn: phần mềm thương mại được tuỳ biến mạnh cho một khách hàng. Việc tuỳ biến không tự động biến sản phẩm thành phần mềm nội bộ, nhưng phần việc tuỳ biến thì có thể được xem là hoạt động phát triển. Cách xử lý thực dụng là tách hợp đồng: phần mua giấy phép theo một hợp đồng, phần tuỳ biến và tích hợp theo một hợp đồng khác.

Vì sao phân loại này quan trọng

Ba hệ quả dưới đây giải thích vì sao câu hỏi "phần mềm nội bộ là gì" không chỉ mang tính học thuật.

Hệ quả 1: loại gói thầu và hồ sơ

Trong mua sắm công, phân loại quyết định mẫu hồ sơ, loại hợp đồng, cách lập dự toán và tiêu chí đánh giá. Xử lý một gói phát triển phần mềm như gói mua hàng hoá thường dẫn đến hồ sơ yêu cầu mô tả sản phẩm cuối cùng mà không có tiêu chí đánh giá năng lực phát triển — một điểm yếu khi tổ chức kiểm tra.

Hệ quả 2: nghĩa vụ thuế

Phần mềm thuộc nhóm không chịu thuế GTGT, trong khi dịch vụ công nghệ khác chịu thuế suất thông thường. Nếu hợp đồng gộp phần mềm với đào tạo, vận hành, cho thuê hạ tầng mà không tách cấu phần, bên bán không có căn cứ tách khi kê khai. Cách xác định nghĩa vụ được trình bày trong phần mềm có chịu thuế GTGT không và thuế GTGT của phần mềm là bao nhiêu.

Hệ quả 3: hạch toán và quản lý tài sản

Phần mềm nội bộ hình thành qua quá trình phát triển thường được ghi nhận là tài sản cố định vô hình nếu đáp ứng điều kiện ghi nhận, hoặc ghi nhận vào chi phí nếu không. Phần mềm thương mại mua sẵn thường được ghi nhận theo giá mua và các chi phí liên quan. Hai đường hạch toán khác nhau ảnh hưởng đến chi phí khấu hao hằng năm, và do đó ảnh hưởng đến báo cáo kết quả kinh doanh.

Phần mềm nội bộ là hàng hoá hay dịch vụ?

Câu trả lời phụ thuộc vào nơi bạn đang đứng: hồ sơ thầu, sổ kế toán, hay tờ khai thuế. Ba nơi có cách nhìn khác nhau nhưng phải cùng mô tả một bản chất giao dịch.

Trong đấu thầu

Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 đưa ra các định nghĩa trực tiếp liên quan:

• Khoản 17 Điều 4 xác định hàng hoá bao gồm nhiều nhóm, trong đó có phần mềm thương mại;
• Khoản 4 Điều 4 xác định dịch vụ tư vấn gồm các hoạt động tư vấn, trong đó có tư vấn về công nghệ thông tin;
• Khoản 16 Điều 4 xác định gói thầu hỗn hợp là gói thầu bao gồm nhiều loại công việc thuộc các lĩnh vực khác nhau, với các dạng phổ biến như EP, EC, PC, EPC và chìa khoá trao tay.

Với phần mềm nội bộ, công việc chính là thiết kế chi tiết và triển khai — tức hai cấu phần E (engineering) và P (procurement nếu có mua sắm thiết bị, phần mềm thương mại đi kèm) trong một gói. Hướng dẫn chuyên ngành hiện hành cũng xác định dự án có hạng mục phần mềm nội bộ sử dụng gói EP. Đây là cách phân loại phản ánh đúng bản chất công việc: không phải mua một sản phẩm có sẵn, mà là đặt làm một sản phẩm.

Hệ quả thực hành: hồ sơ mời thầu cho gói phần mềm nội bộ cần tiêu chí đánh giá năng lực thiết kế và phát triển, không chỉ tiêu chí về sản phẩm. Và hợp đồng cần điều khoản nghiệm thu theo mốc, vì đầu ra được tạo ra trong quá trình thực hiện.

Trong hạch toán

Về nguyên tắc kế toán, chi phí hình thành phần mềm nội bộ được tập hợp trong quá trình phát triển và ghi nhận là tài sản cố định vô hình khi hội đủ điều kiện: có tính khả thi về kỹ thuật, có ý định và khả năng hoàn thành để sử dụng, có khả năng tạo lợi ích kinh tế, và xác định được chi phí. Chi phí ở giai đoạn nghiên cứu không được vốn hoá.

Điểm cần lưu ý: chi phí đào tạo người dùng, chi phí quảng bá, và chi phí vận hành sau khi đưa vào sử dụng không được vốn hoá vào nguyên giá, kể cả khi chúng nằm trong cùng hợp đồng. Việc tách dòng trên hợp đồng vì vậy phục vụ cả thuế lẫn kế toán.

Trong thuế

Như đã nêu, sản phẩm phần mềm và dịch vụ phần mềm thuộc nhóm không chịu thuế GTGT theo khoản 21 Điều 5 Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15. Phần mềm nội bộ được hình thành qua hoạt động thiết kế và phát triển, nên phần giá trị tương ứng với hoạt động phát triển thuộc nhóm này. Các cấu phần không phải phần mềm đi kèm — đào tạo, vận hành, hạ tầng — chịu thuế theo nhóm tương ứng.

Bảng ba cách phân loại

Bốn tình huống thực tế

Tình huống 1: mua phần mềm đóng gói có tuỳ biến nhỏ

Tổ chức mua giấy phép một phần mềm kế toán bán sẵn, cấu hình thêm báo cáo và danh mục. Công việc chính là mua sắm hàng hoá; phần cấu hình là dịch vụ triển khai. Hồ sơ thầu nên tách hai phần, và hợp đồng nên tách hai dòng giá.

Tình huống 2: đặt làm hệ thống quản lý chuyên ngành

Tổ chức đặt một đơn vị xây dựng hệ thống quản lý theo quy trình đặc thù, chưa có sản phẩm nào trên thị trường đáp ứng. Đây là phần mềm nội bộ điển hình. Trong đấu thầu, cấu phần thiết kế chi tiết và triển khai chiếm phần lớn giá trị, nên gói thầu nghiêng về hỗn hợp dạng EP.

Tình huống 3: nâng cấp hệ thống đang chạy

Hệ thống đã có, đơn vị đặt nâng cấp thêm ba phân hệ. Định nghĩa phần mềm nội bộ bao gồm cả nâng cấp và mở rộng, nên giao dịch vẫn thuộc nhóm này. Cần lưu ý phân biệt nâng cấp với bảo trì: bảo trì là duy trì hoạt động, nâng cấp là tạo thêm năng lực mới.

Tình huống 4: thuê đội phát triển theo tháng

Tổ chức thuê một nhóm kỹ thuật làm việc theo lệnh công việc hằng tháng, không có phạm vi đầu ra cố định. Đây là cung cấp nhân sự công nghệ thông tin, không phải phát triển phần mềm trọn gói. Cách phân loại này ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế, vì dịch vụ cung cấp nhân sự không thuộc nhóm dịch vụ phần mềm.

Cách viết hồ sơ để phân loại không bị tranh cãi

Năm nguyên tắc dưới đây áp dụng cho cả hồ sơ thầu, hợp đồng và thuyết minh kế toán.

1. Mô tả đầu ra, không mô tả nỗ lực. Ghi "hệ thống có 7 phân hệ, mỗi phân hệ gồm các chức năng sau" thay vì "đội 5 người làm trong 6 tháng". Đầu ra là thứ nghiệm thu được.
2. Tách cấu phần ngay trong bảng giá. Mỗi dòng giá ứng với một đầu ra và một nhóm xử lý thuế. Đừng để một dòng "trọn gói".
3. Nêu rõ phần không bao gồm. Với phần mềm nội bộ, các hạng mục hay bị hiểu nhầm là đi kèm gồm: chuyển đổi dữ liệu lịch sử, tích hợp thiết bị phần cứng, ứng dụng di động, đào tạo tại chỗ, vận hành sau bàn giao.
4. Dẫn đúng căn cứ pháp lý hiện hành. Nghị định 73/2019/NĐ-CP đã được thay thế hai lần; hồ sơ còn dẫn văn bản cũ là điểm trừ trong đánh giá tính hợp lệ.
5. Gắn tiêu chí nghiệm thu với mã kiểm thử. Tiêu chí không có mã kiểm thử là tiêu chí không kiểm chứng được, và tranh chấp sẽ quay về cảm nhận.

Cấu trúc hợp đồng cho loại giao dịch này được trình bày chi tiết trong hợp đồng phát triển phần mềm; phần chi phí và cách các lựa chọn kỹ thuật làm thay đổi tổng chi phí sở hữu nằm trong chi phí phát triển phần mềm.

Làm hay mua: khi nào phần mềm nội bộ không phải lựa chọn tốt

Phần mềm nội bộ có lợi thế rõ ràng: khớp quy trình, không phải thay đổi cách làm việc để vừa phần mềm, và tổ chức kiểm soát được dữ liệu. Nhưng lợi thế đó có chi phí, và chi phí không chỉ là chi phí xây dựng ban đầu.

Ba loại chi phí thường bị bỏ qua khi so sánh làm và mua:

• Chi phí duy trì năng lực. Phần mềm nội bộ cần người hiểu mã nguồn để sửa khi quy trình thay đổi. Nếu tổ chức không duy trì được năng lực đó, mỗi thay đổi nhỏ trở thành một hợp đồng mới với bên ngoài.
• Chi phí cơ hội. Thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc có hệ thống chạy được dài hơn mua sản phẩm có sẵn. Trong khoảng thời gian đó, quy trình vẫn đang chạy bằng công cụ cũ.
• Chi phí chuyển đổi về sau. Nếu một ngày tổ chức muốn chuyển sang sản phẩm thương mại, việc rời hệ thống tự xây thường tốn kém hơn dự kiến vì dữ liệu và quy trình đã gắn với cấu trúc riêng.

Bảng dưới đây tóm tắt khi nào mỗi lựa chọn hợp lý hơn.

Cách xử lý trung dung phổ biến: mua phần mềm thương mại cho các nghiệp vụ chuẩn — kế toán, nhân sự, kho vận cơ bản — và làm phần mềm nội bộ cho phần nghiệp vụ tạo ra khác biệt. Ranh giới này cần được vẽ trước khi lập hồ sơ, vì nó quyết định cả phạm vi lẫn cách phân loại gói thầu.

Phân vai trong một dự án phần mềm nội bộ

Một sai sót quản trị hay gặp là để toàn bộ trách nhiệm nằm ở bên phát triển. Khi đó, mọi yêu cầu thay đổi đều trở thành tranh luận, vì không ai ở phía sử dụng có nghĩa vụ chốt yêu cầu.

Điểm quan trọng: vai chủ sở hữu nghiệp vụ phải là người có thẩm quyền quyết định, không phải người thu thập ý kiến. Nếu người này không có quyền chốt, dự án sẽ quay lại vòng lấy ý kiến mỗi khi có bất đồng giữa các phòng ban.

Bộ hồ sơ chứng minh phần mềm nội bộ

Khi hồ sơ bị kiểm tra, câu hỏi thường gặp là: dựa vào đâu để kết luận đây là phần mềm nội bộ chứ không phải mua sắm hàng hoá hoặc thuê nhân sự. Bộ hồ sơ dưới đây trả lời câu hỏi đó, và mỗi tài liệu gắn với một mệnh đề cần chứng minh.

• Quyết định phê duyệt chủ trương và phạm vi — chứng minh yêu cầu có trước khi phần mềm tồn tại.
• Tài liệu đặc tả yêu cầu có phiên bản — chứng minh yêu cầu là riêng và được xác định cụ thể.
• Biên bản khảo sát, biên bản họp chốt yêu cầu — chứng minh yêu cầu do tổ chức sử dụng đặt ra.
• Hợp đồng và phụ lục phạm vi — chứng minh công việc chính là thiết kế và phát triển.
• Biên bản nghiệm thu theo mốc — chứng minh đầu ra được tạo ra trong quá trình thực hiện, không phải giao sản phẩm có sẵn.
• Biên bản bàn giao mã nguồn và tài liệu — chứng minh sản phẩm được hình thành và bàn giao đầy đủ.
• Bảng phân bổ chi phí — chứng minh cách tách cấu phần phần mềm và cấu phần dịch vụ khác.
• Quyết định ghi nhận tài sản hoặc hạch toán chi phí — chứng minh cách xử lý kế toán tương ứng.

Bộ hồ sơ này nên được lập song song trong quá trình thực hiện, không phải tập hợp lại khi có yêu cầu kiểm tra. Tài liệu lập lại sau sự kiện thường thiếu chữ ký và thiếu tính liên tục, và đó chính là điểm bị chất vấn.

Sai sót thường gặp

• Gọi mọi thứ là "phần mềm nội bộ" để tránh thủ tục mua sắm hàng hoá. Cách gọi tên không thay đổi bản chất; hồ sơ vẫn phải phản ánh công việc thực tế.
• Gộp giấy phép phần mềm thương mại vào hợp đồng phát triển. Hai nhóm xử lý khác nhau, và việc gộp làm mất khả năng tách khi kê khai hoặc khi kiểm toán.
• Không ghi nhận phần mềm nội bộ là tài sản. Hệ quả là chi phí bị đẩy hết vào một kỳ, làm báo cáo kết quả kinh doanh biến động mạnh.
• Dẫn văn bản đã hết hiệu lực. Nghị định 73/2019/NĐ-CP và Nghị định 45/2026/NĐ-CP không còn là căn cứ từ ngày 01/7/2026.
• Nhầm bảo trì với nâng cấp. Bảo trì giữ nguyên năng lực; nâng cấp tạo năng lực mới. Hai loại hợp đồng, hai cách xử lý chi phí.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm nội bộ có phải là phần mềm do nhà nước ban hành không?

Không. "Nội bộ" chỉ phạm vi sử dụng và nguồn gốc hình thành: phần mềm được thiết kế, xây dựng theo yêu cầu riêng của một tổ chức. Phần mềm nội bộ có thể do doanh nghiệp tư nhân đặt làm, do đơn vị sự nghiệp đặt làm, hoặc do chính tổ chức tự phát triển.

Phần mềm nội bộ có phải chịu thuế GTGT không?

Phần giá trị tương ứng với hoạt động thiết kế và phát triển phần mềm thuộc nhóm không chịu thuế GTGT. Các cấu phần đi kèm như đào tạo, vận hành, cho thuê hạ tầng chịu thuế theo nhóm tương ứng. Việc tách cấu phần trên hợp đồng là điều kiện để kê khai đúng.

Mua phần mềm thương mại rồi tuỳ biến nhiều thì có thành phần mềm nội bộ không?

Việc tuỳ biến không tự động chuyển toàn bộ giao dịch sang nhóm phần mềm nội bộ. Phần mua giấy phép vẫn là mua sắm phần mềm thương mại; phần tuỳ biến là hoạt động phát triển và có thể được xử lý riêng. Cách an toàn là tách hai hợp đồng hoặc hai phụ lục với đầu ra riêng.

Gói thầu phần mềm nội bộ nên dùng loại hợp đồng nào?

Với công việc chủ yếu là thiết kế chi tiết và triển khai, gói thầu hỗn hợp dạng EP là cách phân loại phản ánh đúng bản chất. Loại hợp đồng cụ thể phụ thuộc vào quy định áp dụng cho dự án, nên cần đối chiếu văn bản hướng dẫn chuyên ngành hiện hành và ý kiến của đơn vị thẩm định trước khi phê duyệt hồ sơ.

Cập nhật và kiểm chứng

Cập nhật tháng 10/2026. Nội dung được rà soát theo Nghị định 224/2026/NĐ-CP (khoản 11 và khoản 12 Điều 3, hiệu lực 01/7/2026), Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 (khoản 4, 16, 17 Điều 4), Luật Công nghệ số 71/2025/QH15, Nghị định 353/2025/NĐ-CP và Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15.

Bài viết mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý hay tư vấn thuế. Vui lòng đối chiếu văn bản gốc và tham khảo ý kiến chuyên gia.

Nếu bạn cần một đối tác mô tả đúng phạm vi, đầu ra và tiêu chí nghiệm thu ngay từ hồ sơ, WinSell xây dựng phần mềm theo yêu cầu và vận hành sau bàn giao — xem dịch vụ của WinSell. Báo giá sau khi chốt phạm vi.